Ve Španělsku se na fakturách používá španělština a terminologie vychází z místní daňové a účetní legislativy.
Španělsko je členským státem EU a uplatňuje systém daně z přidané hodnoty označovaný jako IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido).
Pojmy jako IČO a DIČ nemají ve Španělsku přímý ekvivalent ve zcela stejném významu jako v Česku a na fakturách se nahrazují lokálními identifikátory.
Základním identifikátorem španělských společností je NIF (Número de Identificación Fiscal), který ve španělské praxi plní funkci daňového i identifikačního čísla (obdoba našeho IČO i DIČ v jednom).
Historické označení CIF se pro firmy v běžné mluvě občas stále používá, ale oficiálně je nahrazeno jednotným identifikátorem NIF.
České DIČ k DPH se na španělských fakturách uvádí obvykle jako NIF intracomunitario (zkráceně NIF intracom. nebo IVA intracomunitario) a jeho uvedení u B2B transakcí potvrzuje, že je dodavatel plátcem DPH (nebo identifikovanou osobou).
Při poskytnutí služeb mezi podnikateli (B2B) v rámci EU se uplatňuje přenesení daňové povinnosti (Reverse Charge), ve španělštině označované jako „inversión del sujeto pasivo“.
Režim „inversión del sujeto pasivo“ musí být na faktuře výslovně uveden, zpravidla s odkazem na příslušný článek směrnice 2006/112/ES.
Při přenesené daňové povinnosti se na české faktuře neuplatňuje DPH a daň přiznává a odvádí příjemce plnění ve Španělsku.
Osvobození od daně (např. při dodání zboží plátci do EU – „entrega intracomunitaria exenta“) a přenesení daňové povinnosti (inversión del sujeto pasivo) jsou rozdílné daňové režimy a na faktuře musí být jasně rozlišeny.
Datumy se na španělských fakturách uvádějí nejčastěji jako fecha de factura nebo fecha de emisión (datum vystavení), fecha de operación (datum dodání / DUZP) a fecha de vencimiento (datum splatnosti).
Variabilní symbol se ve Španělsku nepoužívá, jeho funkci plní referencia de pago nebo referencia, kterou je zpravidla číslo faktury.
Opravný daňový doklad (dobropis i vrubopis) se ve španělské praxi řeší prostřednictvím opravné faktury označené jako „factura rectificativa“, přičemž rozlišení se provádí znaménkem nebo hodnotou částky.
Zálohová faktura coby výzva k platbě bez vlivu na DPH se označuje jako „factura proforma“. Skutečný daňový doklad k přijaté záloze se označuje jako „factura de anticipo“.
Při fakturaci do zahraničí se doporučuje používat ustálené španělské pojmy a vyhnout se doslovnému překladu českých názvů polí.
Pozor na identifikovanou osobu: Pokud jako český neplátce DPH poskytnete službu podnikateli do Španělska (členského státu EU), stáváte se ze zákona o DPH v ČR automaticky identifikovanou osobou a musíte podávat souhrnné hlášení.
Režim OSS (One Stop Shop) se může uplatnit při prodeji zboží na dálku nebo při poskytování digitálních služeb koncovým spotřebitelům (B2C) v rámci EU; u B2B plnění se OSS nepoužívá.
Český podnikatel se při vystavování faktur do Španělska řídí českými účetními a daňovými předpisy (Zákon č. 235/2004 Sb., o DPH), dokud mu nevznikne povinnost registrace nebo zdanění podle španělské legislativy.